Art. 1.234. O ofício de justiça utilizará, obrigatoriamente, os botões de atividade, sempre que a atividade ou funcionalidade do processo eletrônico puder ser realizada por meio desses botões.
Art. 1235. Sempre que o sistema permitir, o Magistrado, seu gabinete e o ofício de justiça procederão obrigatoriamente à configuração de atos na criação de modelos de despacho, decisões, sentenças e atos ordinatórios.
Art. 1.236. O ofício de justiça, ao menos uma vez por mês, verificará todas as filas do subfluxo de processos e petições e todas as fases do subfluxo de documentos, visando, quando for o caso, à movimentação dos processos nelas inseridos indevidamente.
Parágrafo único. Para o controle da prescrição nos processos das competências criminal e execução criminal, deverão ser verificadas as filas "Previsão da Prescrição" e "Processos Prescritos" do subfluxo "Acompanhamento", ou relatórios disponíveis no sistema informatizado.
Art. 1.237. Na elaboração dos documentos, serão utilizados os modelos de expediente institucionais padronizados, autorizados e aprovados pela Corregedoria Geral da Justiça.
Parágrafo único. Os modelos institucionais possuirão a respectiva movimentação vinculada, a fim de garantir estatísticas fidedignas.
Art. 1.238. A criação de modelos de grupo ou usuário realizar-se-á a partir dos modelos institucionais ou da autoria intelectual do magistrado e somente será permitida para as seguintes categorias:
I - ajuizamentos;
II - atos ordinatórios;
III - autos;
IV - cartas precatórias/rogatórias;
V - certidões de cartório;
VI - decisões;
VII - despachos;
VIII - editais;
IX - expedientes do Distribuidor;
X - formais;
XI - mandados - outros;
XII - ofícios;
XIII - requerimentos;
XIV - sentenças;
XV - Setor Técnico - Assistente Social;
XVI - Setor Técnico - Psicologia;
XVII - termo;
XVIII - termos de audiência.
§ 1º Na configuração dos modelos de grupo ou usuário, o ofício de justiça preencherá:
I - na aba “Informações”, o nome, tipo, área e a classificação "grupo";
II - na aba “Movimentações”, a movimentação que reflita o teor do expediente;
III - na aba “Compartilhamentos”, o tipo “grupo”;
IV - na aba “Assinaturas”, o(s) agente(s) que assinará(ão) o documento;
V - na aba “Atos do documento”, o tipo de ato, a forma, o código do modelo se o caso, o prazo, o tipo de seleção (partes a que se destina o documento) e o modo de finalização.
§ 2º Em relação às cartas rogatórias deverá ser observado o procedimento estabelecido no artigo 131.
§ 3º - Sempre que cabível, a fim de possibilitar trabalho em lote e filtro nas filas de trabalho pela serventia judicial, deverão ser utilizados modelos de grupo, que conterão, obrigatoriamente, as seguintes características:
a) Vinculação de atos correspondentes, nos termos do artigo 1.235;
b) Nomeação do modelo com termos que correspondam ao teor do documento, inclusive com a informação do ato a ele vinculado, se o caso;
c) Indicação, no cadastro ou no nome do modelo, quanto à necessidade de análise e cumprimento do ato judicial pelo cartório;
d) Indicação, no cadastro ou no nome do modelo, das informações do prazo a ser cumprido em decorrência da publicação do ato judicial no Diário Oficial;
e) Vinculação da movimentação específica, a fim de permitir a extração de dados estatísticos para o Tribunal;
f) Vinculação dos atos de encaminhamento aos Portais de intimação eletrônica, tais como do Ministério Público, da Defensoria Pública e da Fazenda Pública, preferindo-se a forma automática, sempre que possível;
g) Marcação do teor do documento para fins de publicação e emissão de atos (Ctrl + M).
Art. 1.239. O juiz somente lançará no documento assinatura eletrônica, mesmo que o ato deva ser praticado junto à unidade judicial ou extrajudicial de outro Estado da Federação.
Art. 1.240. São dispensados os termos de conclusão e de vista nos autos digitais.
Parágrafo único. Será gerada a movimentação específica no momento do encaminhamento à fila de trabalho, de modo a permitir a identificação inequívoca da data da remessa ao juiz, à Defensoria Pública e ao Ministério Público.
Art. 1.241. Cessada a vinculação do juiz com a vara, eventual abertura de conclusão será comunicada por meio de e-mail institucional do magistrado, o qual conterá(ão) o(s) número(s) do(s) processo(s), procedendo-se ainda a transferência do processo ao magistrado, no sistema informatizado.
Art. 1.242. Na ausência momentânea do juiz do feito, será informado na tela de emissão o nome do magistrado que assinará a decisão.
Parágrafo único. O juiz assinará a decisão mediante inicialização do sistema de processamento eletrônico pelo escrivão ou pelo assistente judiciário.
Art. 1.243. Nos ofícios de justiça onde implantado o fluxo por atos, o cumprimento das ordens judiciais dar-se-á pelos subfluxos de documentos.
Art. 1.244. A liberação dos expedientes emitidos nos autos digitais é obrigatória, a fim de que haja visibilidade externa e possibilidade de consulta na internet.
Parágrafo único. Para os casos em que a visibilidade externa possa prejudicar o cumprimento do ato, a movimentação a ser registrada no sistema informatizado será aquela que possui restrição de publicidade. Somente após o efetivo cumprimento do ato, o servidor liberará nos autos digitais a sua visibilidade externa.
Art. 1.245. Nos processos eletrônicos, as cartas e os mandados de citação conterão senha que viabilize o acesso à íntegra dos autos digitais pela internet.
§ 1º Não dispondo a Lei ou estas Normas de Serviço de modo diverso, a citação, a intimação e a notificação pelo Correio serão efetuadas por meio da Carta AR Digital Unipaginada.
§ 2º É vedado, salvo determinação judicial em sentido contrário, o encaminhamento de cópia da petição inicial em papel, cabendo ao ofício de justiça sua impressão, mediante o recolhimento, quando o caso, do valor referente ao custo de reprodução da peça processual.
§ 3º Tratando-se de processos criminais ou de apuração de ato infracional, o mandado de citação deverá ser instruído com cópia, respectivamente, da denúncia ou representação.
§ 4º Nas hipóteses de cumprimento remoto de ordens judiciais de comunicações em geral, como citação, intimação ou notificação, para Unidades Prisionais ou de Internação, poderá o Juiz do feito, a seu critério, dispensar a expedição de mandado para que a ordem judicial seja cumprida diretamente pelo Ofício Judicial, certificados os atos por serventuário com fé pública.
Art. 1.246. As intimações e notificações serão realizadas por meio do Diário da Justiça EletrônicoDJE, ressalvadas as exceções previstas em lei.
Art. 1.247. Na impossibilidade do uso do meio eletrônico, a citação, intimação, notificação e atos cartorários urgentes serão praticados segundo os meios ordinários.
Art. 1.248. As instituições que gozam de prerrogativa de intimação pessoal serão intimadas por meio de portal próprio.
§ 1º As unidades habilitadas ao Portal da Defensoria Pública e do Ministério Público efetuarão as intimações eletronicamente, mediante configuração do ato junto ao sistema.
§ 2º Enquanto não disponibilizado o acesso ao portal referido no caput, as intimações dar-se-ão pelos meios ordinários.
Art. 1248-A. Nas intimações realizadas por meio de Portal Eletrônico:
I - a certificação de remessa da intimação ao Portal Eletrônico será emitida automaticamente pelo sistema informatizado e lançada na pasta digital do processo, com a respectiva movimentação no andamento do processo;
II - considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o intimando efetivar a consulta eletrônica ao teor da intimação, circunstância que ensejará o lançamento automático de certidão de ciência;
III - na hipótese do inc. II, nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, a intimação será considerada como realizada no primeiro dia útil seguinte.
IV - a consulta referida nos incs. II e III deverá ser feita em até 10 (dez) dias corridos contados da data do envio da intimação, sob pena de considerar-se a intimação automaticamente realizada na data do término desse prazo;
V - na hipótese do inciso IV, o sistema informatizado oficial lançará certidão de "não leitura" na pasta digital do processo, com a respectiva movimentação no andamento do processo.
Art. 1.249. A unidade judicial emitirá certidões de remessa e de publicações das intimações realizadas no Diário da Justiça Eletrônico existentes no sistema, até a implantação da rotina da Publicação Automática.
Art. 1.250. Nas citações ou intimações pelo correio, considera-se como data de juntada do aviso de recebimento aos autos, para fins de contagem do prazo (artigo 231 do Código de Processo Civil):
I - a data da digitalização e liberação, pelo ofício de justiça, no processo eletrônico, do aviso de recebimento físico;
II - a data da disponibilização, pelos Correios, no processo eletrônico, do aviso de recebimento digital.
Art. 1.251. Quando a citação ou intimação for realizada por oficial de justiça, ao receber o mandado positivo, o ofício de justiça procederá à sua digitalização e liberação nos autos e, ato contínuo, liberará a certidão do oficial de justiça, por este assinada eletronicamente, momento a partir do qual se considera juntado o mandado aos autos digitais, para fins de contagem de prazo (artigo 231 do Código de Processo Civil).
Parágrafo único. No caso de mandado negativo, o ofício de justiça liberará a certidão do oficial de justiça por este assinada eletronicamente, sendo desnecessária a digitalização do mandado pelo ofício de justiça, cabendo-lhe apenas a prática do ato ordinatório pertinente.
Art. 1.252. Quando a citação ou intimação se realizar por carta precatória ou rogatória, o ofício de justiça, ao receber a carta cumprida, procederá à sua digitalização e liberação nos autos, momento a partir do qual se considera juntada a carta aos autos digitais, para fins de contagem de prazo (artigo 231, inciso VI, do Código de Processo Civil).
Parágrafo único. Em caso de cumprimento do disposto no artigo 232 do Código de Processo Civil, o que será feito pelo juízo deprecado, o prazo será computado a partir da juntada aos autos da comunicação encaminhada.
Art. 1.253. É vedado o controle de prazos por meio da fila “aguardando decurso de prazo – publicação”.
Art. 1.254. Todos os processos que aguardam o decurso de prazo decorrente de publicação no Diário da Justiça Eletrônico serão movimentados para a fila “aguardando decurso de prazo”.
§ 1º O ofício de justiça preencherá, em campo específico, a data da disponibilização no Diário da Justiça Eletrônico (publicação de despacho, ato ordinatório, decisão interlocutória, sentença) e, em seguida, a quantidade de dias do prazo, para que então o sistema gere automaticamente o seu termo final.
§ 2º Verificar-se-á diariamente a fila “aguardando decurso de prazo”, adotando-se as providências necessárias quanto aos processos com prazo vencido.
Art. 1.255. O decurso de prazo decorrente de emissão de documentos será controlado por meio do subfluxo do respectivo documento.
Parágrafo único. Os prazos de cada documento serão indicados no momento da configuração do ato no modelo de grupo.
Art. 1.256. As petições intermediárias, até que seja disponibilizada a funcionalidade da certificação automática, serão juntadas independentemente da lavratura dos correspondentes termos, devendo ser utilizado o tipo de petição específica que permita a identificação inequívoca da data do ato, lançada a respectiva movimentação pelo sistema.
§1º Quando da materialização de processos eletrônicos, anexar-se-á aos autos extrato ou ficha de movimentação processual.
§ 2º Verificada a existência de petições intermediárias sujeitas à distribuição, o ofício de justiça intimará o peticionário pelo Diário da Justiça Eletrônico – DJE para que promova o peticionamento eletrônico como inicial.
Art. 1.257. Os documentos recebidos por outros meios eletrônicos (e-mail, Sistema Malote Digital ou outro que venha a ser instituído), desde que autorizada a utilização destes, serão diretamente juntados aos autos digitais, em formato eletrônico (PDF).
Art. 1.257-A. A triagem de petições juntadas nos processos eletrônicos, com a consequente remessa do feito à conclusão ou ao cumprimento, deverá ser realizada no prazo máximo de 10 (dez) dias corridos, contados da data do protocolo no sistema, independentemente da nomenclatura da respectiva fila (SAJ) ou localizador (eproc) utilizados para alocação de feitos após o peticionamento eletrônico intermediário.
§ 1º - Na hipótese de a petição juntada conter pedido de tutela de urgência ou versar sobre medida protetiva de urgência, os autos deverão ser submetidos à conclusão no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas.
§ 2º - O servidor deverá zelar para realizar a análise das petições juntadas no menor prazo possível, observados os limites máximos estabelecidos neste artigo.
Art. 1.258. As petições e documentos recebidos em papel, dirigidos a processos eletrônicos, nos casos permitidos, serão digitalizados, juntados aos autos e mantidos no ofício de justiça pelo período previsto neste artigo.
§ 1º Os documentos, após digitalização, serão categorizados de acordo com o tipo correspondente, a fim de facilitar a sua rápida identificação dentro da pasta digital.
§ 2º Depois de digitalizados e juntados aos autos digitais, serão mantidos no ofício de justiça, pelo prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, findos os quais, salvo determinação do juiz do feito em sentido contrário, serão inutilizados e encaminhados à reciclagem:
I – os ofícios e/ou respostas, informações, laudos e pareceres oferecidos pelos assistentes técnicos;
II – os documentos que formam os autos de processos judiciais originados no plantão judiciário;
III – os comprovantes de depósito judicial;
IV – os comprovantes de mandado de levantamento judicial (MLJ) cumprido;
V - os originais dos avisos de recebimento, mandados, cartas precatórias e rogatórias, nos quais tenham sido colhidas as respectivas notas de ciente, após manifestação da parte citada ou intimada;
VI – os originais dos avisos de recebimento, mandados, cartas precatórias e rogatórias, nos quais tenham sido colhidas as respectivas notas de ciente, mesmo se não houver manifestação da parte citada ou intimada, nos processos em trâmite no Juizado Especial Cível;
VII - os originais dos avisos de recebimento, cartas precatórias e rogatórias em que a parte não tenha sido citada ou intimada;
VIII - demais documentos elencados em Portaria ou Ordem de Serviço expedidos pelo Juiz Corregedor Permanente, após sua aprovação pela Corregedoria Geral da Justiça, nos termos do art. 5º, § 2º, das NSCGJ.
§ 3º originais de mandados, negativos e positivos total ou parcialmente, em que houver recusa de aposição da nota de ciente sem qualquer assinatura ali exarada serão imediatamente inutilizados pelos oficiais de justiça após a lavra da certidão no sistema informatizado, observados os procedimentos dos arts. 1.030 e 1.032.
§ 4º Serão organizados, em pastas individuais por processo, os originais dos avisos de recebimento, mandados, cartas precatórias e rogatórias, nos quais tenham sido colhidas as respectivas notas de ciente, se não houver manifestação da parte citada ou intimada, os quais serão mantidos até o final do prazo para interposição de ação rescisória.
§ 5º Toda digitalização dos documentos será supervisionada pelo Escrivão, que zelará para que a qualidade das imagens permita a legibilidade de seu conteúdo.
§ 6º No caso de ilegibilidade do documento digitalizado, o documento apresentado será mantido em pasta individual do processo, certificando-se nos autos digitais a ocorrência para apreciação do juiz.
§ 7º O Boletim de Ocorrência Circunstanciado sem a instauração de Inquérito Policial ou qualquer outro procedimento, deverá ser devolvido à competente Delegacia de Polícia para seu arquivamento.
Art. 1.259. Os documentos cuja digitalização em PDF seja tecnicamente inviável devido ao grande volume, por motivo de ilegibilidade (como papeis antigos ou escritos desgastados), em razão do meio em que originalmente produzidos (como mídias, mapas, plantas, radiografias e assemelhados) ou por que devam ser entregues no original serão apresentados ao ofício de justiça no prazo de 10 (dez) dias contados do envio de petição eletrônica (intermediária e/ou inicial) comunicando o fato, os quais serão devolvidos à parte após o trânsito em julgado ou quando determinado pelo juiz do feito, dispensada a remessa ao setor de protocolo.
§ 1º Os documentos serão identificados com o número do processo, nomes das partes e a designação da Vara e arquivados em pastas individuais por processo.
§ 2º O ofício de justiça certificará, no processo eletrônico, a apresentação e guarda de documentos em cartório.
§ 3º Além da mídia original, deverão ser entregues pelo interessado tantas cópias quantas forem as partes do processo, cópias essas que lhes serão disponibilizadas.
Art. 1.260. Tratando-se de cópia digital de título executivo extrajudicial ou outro documento relevante à instrução do processo, o juiz poderá determinar o seu depósito no ofício de justiça , observado o procedimento estabelecido nos parágrafos do art. 1.259.
Parágrafo único. Faculta-se ao juiz a determinação da exibição dos documentos originais apenas para neles sejam lançadas as anotações a respeito de sua vinculação ao processo digital, devolvendo, em seguida, ao apresentante, certificando-se nos autos digitais.
Art. 1.261. Os peritos e demais auxiliares da justiça serão intimados da nomeação por mensagem eletrônica (e-mail), enviada pelo ofício de justiça ao correio eletrônico constante do cadastro do auxiliar, no corpo da qual constará a senha de acesso aos autos digitais.
Parágrafo único. A aceitação ou escusa do encargo será formalizada mediante resposta à mensagem eletrônica referida no caput, encaminhada ao correio eletrônico institucional do ofício de justiça, resposta essa que será digitalizada e liberada nos autos digitais.
Art. 1.262. Os laudos e manifestações de peritos e demais auxiliares da Justiça que atuem em processos eletrônicos serão apresentados em arquivo eletrônico no formato PDF, por meio de peticionamento eletrônico diretamente no Portal e-SAJ, mediante a utilização de certificado digital.
§ 1º O perito ou auxiliar da justiça, ao inserir o documento, providenciará a devida classificação e vinculação do documento em PDF ao processo eletrônico.
§ 2º O Ofício de Justiça poderá corrigir a organização dos documentos digitalizados e anexados, de forma a facilitar o exame dos autos eletrônicos.
§ 3º A entrega dos laudos na forma prevista neste artigo dar-se-á sem prejuízo de outros meios que vierem a ser criados, como portais próprios.
Art. 1.263. As informações relacionadas à consulta de endereço ou à situação econômico-financeira das partes, obtidas por meio do Infojud ou outro meio similar serão juntadas aos autos.
Parágrafo único. Revogado.
§ 1º. As informações relacionadas à situação econômico-financeira ou outras de natureza sigilosa, dirigidas a processos digitais, serão juntadas aos autos com o tipo específico de documento digital sigiloso, configurado para que o acesso, via Portal e-SAJ, fique restrito aos advogados das partes e, desde que devidamente habilitados a atuar no processo, aos defensores públicos, promotores de justiça e integrantes de outras instituições conveniadas.
§ 2º. Caso a informação de natureza sigilosa não tenha tipo específico, o cartório utilizará o tipo genérico ‘documento sigiloso’.
Art. 1.264. As informações prestadas pelo Bacenjud, que se restrinjam a declinar o bloqueio ou não dos valores determinados pelo Juízo, ou pelo Renajud, que se limitem a declinar quais veículos foram bloqueados, ou por qualquer outro sistema similar serão importadas do sistema – ou digitalizadas se enviadas em meio físico –, e em seguida liberadas nos autos digitais, praticando o ofício de justiça o ato ordinatório pertinente.
Art. 1.265. Os processos que se encontram na fase de expedição de mandados de levantamento serão encaminhados para a fila “ag. análise de cartório urgente”.
Art. 1.266. As normas que tratam da utilização do sistema de transmissão de dados e imagens tipo fac-símile (fax) para a prática de atos processuais não se aplicam aos processos que tramitam eletronicamente .
Art. 1.267. As audiências serão cadastradas na pauta de audiências do sistema de processamento eletrônico, mantendo-se atualizados os dados em relação ao seu resultado, bem como quanto às redesignações e aos cancelamentos determinados pelo juiz.
§ 1º Os agendamentos das audiências serão imediatamente anotados no sistema, para que a data conste automaticamente dos expedientes.
§ 2º Poderá ser impressa via em pdf da pasta digital visando garantir a visualização pelo juiz, caso indisponível o sistema informatizado ou o seu acesso quando da realização do ato.